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Quando la mail non basta: strumenti gratuiti per potenziare il tuo lavoro ovunque tu sia

Lo smart working è ormai un dato di fatto e il coronavirus ha solo anticipato una notizia già scontata: non ci serve più la scrivania per poter svolgere il nostro lavoro

Nel 2019 abbiamo detto definitivamente addio al mito della work-life balance, terra promessa irraggiungibile e fonte di stress più che di equilibrio.
Con l’inizio del 2020, complice il CoronaVirus, abbiamo inaugurato definitivamente l’epoca dello smart working.
Un evento inaspettato e di proporzioni gigantesche, virale anche dal punto di vista mediatico, tanto da essere definito come infodemia.
Sì, lo so, lo smart working è ben diverso dal lavoro da remoto o telelavoro, e le regole dello smart working sono diverse dal normale lavoro “di ufficio” eseguito da casa. Tranquillo, ai fini di quest’articolo, parleremo proprio del vero smart working, ossia il lavoro non solo remoto, ma anche misurato con KPI orientati ai risultati (R.O.W.E., Result Oriented Work Environment), indipendente sia dalle ore lavorate che dalla finestra temporale dell’attività svolta. Perdonami quindi se in questa introduzione parlerò di smart working riferendomi per semplicità anche al telelavoro.
Comunque, tutti, ma proprio tutti, anche i comuni e le Pubbliche Amministrazioni, hanno fatto ricorso al lavoro da remoto. Di fatto, finalmente, sdoganando completamente questa modalità operativa e infrangendo ogni tabù. Mi chiedo come avranno fatto coloro che, forse, nel 2020, hanno acceso per la prima volta un computer a casa per lavorare. C’è una prima volta per tutto.

Per noi startupper, nomadi digitali o, banalmente, nerd sopravvissuti agli anni ‘80, il lavoro smart, anywhere, anytime, era già realtà da molto tempo. Solo con la diffusione di massa se ne potrà apprezzare l’impatto culturale e sociale.
Lasciando però ai giornalisti di Repubblica e del Sole24Ore la cura e approfondimento di questi aspetti, mi vorrei soffermare qui sui 5 tool essenziali per lavorare in modo smart con il proprio team, da casa, dall’ufficio, dal coworking o dalla spiaggia di Bali, come vuole la tradizione, con il portatile in una mano e un fresco Mojito nell’altra.

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Workstation da guerra

Sembra banale, ma iniziamo dalle basi. Potrai fare ben poco se la tua macchina di lavoro monta 2 GB di RAM, processore Pentium e 500 MB di hard disk, magari con sistema operativo Windows XP (in questo caso fai molta attenzione!). Per prima cosa, dotati di una macchina moderna e arrogante. Se desideri la massima portabilità muoviti verso un laptop, oppure otterrai grandi performance e poca spesa con pc assemblati che ormai si comprano fatti e finiti quasi ovunque, e garantiscono prestazioni da data scientist a partire da 500 €. Non è scopo di quest’articolo entrare nelle specifiche tecniche, o redimere l’eterna sfida MacOs vs Windows vs Linux. Trova ciò che ti permetta di installare i software più recenti in uso tra il tuo team o nella tua azienda, e che abbia una buona velocità di calcolo, capienza in termini di memorizzazione dati, prestazioni. Le prestazioni sono importanti per poter gestire, ad esempio, una videoconferenza senza delay o lag di sorta. Un investimento che vale più di tante altre raccomandazioni. Ah, e visto che non hai più 15 anni, software originale, o altrimenti open source. Rispettiamo il lavoro degli altri geek come noi!

Slack

La prima cosa che noti lavorando da remoto è che ogni conversazione diventa una mail, una chiamata, una chat. Decisamente delirante. E difficile da archiviare, tracciare, monitorare. Slack ci aiuta proprio a gestire tutta la comunicazione operativa e rapida, con il vantaggio di una mail (archiviazione, trasparenza, community), senza i suoi svantaggi (lentezza, inbox piena, linguaggio strutturato). Slack è gratuito nella versione base, invero con limitazioni blande rispetto alla versione pro, almeno per un uso all’interno di un team fino a quattro – cinque persone. Permette integrazioni con Drive, Trello (ne parliamo tra poco) e altri tool digitali, diventando quindi un perfetto strumento di dialogo e integrazione. Tutto viene gestito tramite canali, e si possono avviare thread, messaggi diretti, archivi, e un comodo bot che permette di automatizzare molte funzioni. Dopo aver testato tanti suoi competitor, forse rimane ancora il migliore della classe.

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Trello

Se Slack ha ucciso la mail, Trello ha eliminato i project manager. Lo strumento per eccellenza per la gestione delle timeline e task di progetto, il biglietto da visita per il lavoro agile, la scrum board per antonomasia. Un tool semplicissimo da usare – praticamente, dei box che si trascinano su una griglia – colorato e user-friendly. Permette di gestire molteplici attività, assegnare task, scadenze, monitorare più bacheche e fornire visibilità e privilegi on-demand, prevedendo interazioni rapide tra cliente e fornitore. Chiarisce in modo univoco chi fa cosa, quando lo dovrebbe fare e se lo sta facendo. Essenziale strumento per guidarvi nei daily meeting, propedeutico al passaggio verso tool più complessi e strutturati, come Jira. Anche Trello è gratuito nella sua versione base, che permette di fare comunque un sacco di cose. Ehi, se non sei a tuo agio con la metodologia agile, te lo spieghiamo noi, qui. Alternativa validissima? Provate anche Asana.

Whereby

Ok, qui andiamo sul difficile, forse. In precedenza si chiamava Appear.in e per molti è rimasta ancora quella, ora si presenta con un look più sofisticato, quasi natural/animalier, e un nome ugualmente difficile da pronunciare. Ci piace perché permette in modo del tutto gratuito di creare una room virtuale sempre attiva, dove poter invitare a piacere e dove incontrarsi facilmente per conference/video conference on the fly, senza setup. Idealmente permette quindi di sentirsi con il team da remoto in qualsiasi momento senza neppure dover più inviare link alla room. E soprattutto funziona senza alcuna integrazione con altre app di messaggistica, rendendolo quindi uno strumento passepartout adatto a tutte le esigenze. Indovinate? Gratuito anche questo.

Google Drive

Finiamo con il botto: qui si parla di religione, non più di solo lavoro. L’egemonia di mamma Google ormai è totale, e la suite Google ne è la consacrazione definitiva, quella senza la quale intere aziende rischierebbero di chiudere dall’oggi al domani. Sono molteplici le aziende, anche di grandissime dimensioni, non solo startup, che hanno sostituito l’impianto server con un’architettura interamente costruita su Google Drive.
I vantaggi? Integrazione totale tra mail, app, documenti, calendario. Spazio di archiviazione. Possibilità di accesso multi-utente, contemporaneamente, con versionamento automatico. Tool potenti, in grado di rimpiazzare la suite Office (Google Doc, Google Sheet, Google Slides).
Altri tool minori ma forse ancora più radicali: Google Form per le survey, Google Collab per sviluppare in Python da browser con accesso free a GPU Nvidia, integrazioni con Google Analytics in pochi clic e tutte le extra features che si possono scaricare gratuitamente direttamente dalle singole app. Bonus extra per Google Keep, piccola app utilissima per promemoria rapidi e essenziali, da usare per prendere appunti in metro o a letto. Anche questa totalmente integrata nella suite. Il lato negativo: dopo sarà difficilissimo farne a meno. Gratis anche questo ovviamente.

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Extra

Ma non si era detto 5 punti? Si vero, ma oggi mi sento generoso. Cosa potrebbe servirti per affrontare le tue giornate smart in totale sicurezze e al massimo dell’efficienza? Ti faccio un elenco rapido rapido.

Canva

Template ready made per presentazioni, infografiche, fatture, documenti. Stile, rapidità, funzionalità. Davvero un utile strumento, anche l’occhio vuole la sua parte.

Skype for Business aka Teams

Se lavori con aziende o team che usano Microsoft, è un must have, perché usatissimo. Integrato e venduto assieme alla suite Office, è disponibile anche in versione browser per attivare le video conference call.

Cisco Webex

Altro tool gratuito che riassume le funzionalità di uno strumento di messaggistica e di video conference, all-in-one, con un’app ben funzionale. Da testare.

Whatsapp

Banale a dirsi, ma il gruppo Whatsapp dove inviare qualche meme nei momenti di tensione ci vuole e può anche salvare la giornata, talvolta. Da silenziare con educazione quando si vuole staccare un po’ la spina. Alternativa “pro” più ricca di funzioni? Sicuramente Telegram.

Anydesk

Hai bisogno di recuperare alcuni documenti importanti lasciati in locale sul computer in ufficio? Devi utilizzare un vecchio gestionale collegato alla rete locale della tua azienda? Anydesk, gratuito per la maggior parte delle sue funzioni, è il software perfetto di desktop remoto. Alternativa sempre valida: Teamviewer.

ATracker

Uno dei tanti time-tracker in circolazione. Questo ha il vantaggio di essere davvero semplice da usare. Come funziona? Si creano i task, e si fanno partire con un tasto. Utile per misurare le ore alle quali si lavora a una specifica attività o cliente, con un bel riepilogo giornaliero/settimanale/mensile.

E qui direi che ci fermiamo e il resto ce lo devi mettere tu, perché lo smart working è fatto anche di tanto sano e tradizionale work. Detto diversamente, non dimentichiamo che i tool digitali devono aiutarci nel lavoro, e non diventare obiettivo della nostra giornata lavorativa. Ai clienti poco importerà se non abbiamo aggiornato il nostro board Trello, importerà però di avere la sua consegna entro il tempo prestabilito!

Cosa pensi della lista sopra? Quali strumenti aggiungeresti? Segnalacelo!

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